#dobrepraktyki4

Na temat pracy zdalnej napisano już sporo, napiszę więc jak taka praca wygląda z mojego własnego doświadczenia, a może komuś przyda się kilka moich tipów.

Pracuję zdalnie już od wielu lat. Na stałe około 4 lata, przejściowo i okresowo w zasadzie od ponad 10 lat.

Te 10 lat temu, praca zdalna była dostępna przede wszystkim dla ludzi z branż związanych z IT lub ewentualnie dla osób zajmujących się pisaniem tekstów na różnego rodzaju blogi czy portale internetowe. Możliwe, że były też inne opcje, natomiast mówię tutaj z perspektywy mojej i mojego otoczenia.
Branże związane z techniką adaptowały tę metodę pracy głównie w zakresie współpracy z kontrahentami zagranicznymi ze względu na unikanie kosztów delegacji oraz oszczędność czasu. Tak więc, jeszcze 10 lat temu, żeby ustalić coś z Niemcem czy Francuzem, trzeba było wsiąść w samochód i pokazać się gdzieś osobiście. Z czasem jednak coraz więcej spraw załatwialiśmy zdalnie. Jednak, jako że standardem komunikacji zdalnej jest język angielski, pojawił się tu dość istotny problem bariery językowej.

Dlatego też od języka zacznijmy. Jeśli chcemy pracować zdalnie, język angielski to podstawa.
Możemy rozróżnić pracę home office dla firmy, w której pracowaliśmy dotychczas i zostaliśmy z różnych powodów oddelegowani do domu, oraz freelancing, czyli pracę z domu i szukanie zleceń na własną rękę. W przypadku home office język jest ważny, jeśli pracujemy dla większej firmy lub korporacji, ponieważ w sytuacji, gdy będziemy musieli odebrać telefon, rozmowę Skype czy maila, nie będzie nikogo, kto szybko byłby nas w stanie wspomóc. Natomiast w przypadku freelancingu, nie znając angielskiego ograniczamy się wyłącznie do naszego rodzimego rynku i zamykamy w zasadzie na całą resztę świata. Zostają nam więc jedynie zajęcia, takie jak copywriter, bloger, rekruter, pracownik callcenter lub szeroko rozumiany handel (na pewno jeszcze sporo innych, których nie znam). Oczywiście, można znaleźć zdalne zajęcie w branży IT na terenie kraju, natomiast praca w tym obszarze bez znajomości angielskiego jest w zasadzie niewykonalna, jako że jest to język większości dokumentacji, popularnych systemów oraz języków programowania. Dodatkowym atutem jest tu również znajomość drugiego języka, tak więc jego nauka będzie bardzo dobrą inwestycją. Przynajmniej do czasu wynalezienia Rybki Babel – patrz „Autostopem przez galaktykę” )

Ze znajomością języka wiąże się kolejny temat, mianowicie – telekonferencje. Używamy do tego celu programów takich jak Skype, czy jemu podobne, lub dedykowanych przez klienta platform. Moje praktyczne uwagi w tym temacie dotyczą natomiast pewnej kultury osobistej, którą prezentujemy podczas konferencji.
Najważniejsza sprawa – szanujmy nawzajem swój czas! Największą bolączką telekonferencji jest brak punktualności i sprawy techniczne. Przed umówionym spotkaniem sprawdzamy, czy nasz mikrofon działa (czy jest wystarczająco głośny), czy nasza kamerka działa (jeśli jest konieczna w rozmowie np. podczas rekrutacji zdalnej), czy w jej zasięgu jest w miarę jednolite tło. Upewniamy się, że jesteśmy odpowiednio ubrani i nie mamy w pomieszczeniu bałaganu. Ważne jest też to, żebyśmy mieli zapewniony spokój na czas rozmowy, a nam oraz naszym rozmówcom nie przeszkadzał hałas z zewnątrz. Koniecznie przygotujmy sobie to wszystko i przetestujmy przed rozmową. Podczas telekonferencji nie ma nic bardziej wkurzającego, niż ta jedna osoba, która usiłuje ustawić sobie mikrofon, kiedy wszyscy czekają, a zamiast niej w tle słychać szum samochodów lub kosiarki. Denerwujące dla wszystkich jest również oczekiwanie na spóźnioną osobę i tym samym marnowanie czasu pozostałych uczestników konferencji. Osiem osób czekających na kogoś przez godzinę, to dla firmy jedna dniówka zmarnowanego czasu (przemnożonego przez stawki godzinowe tych osób), czyli realne, konkretne pieniądze wyrzucone w błoto.

Często podczas telekonferencji mamy do czynienia z dziwnym zjawiskiem (występującym, zwłaszcza gdy nie używamy kamery) kiedy to odnosimy wrażenie, że wszyscy znajdują się w jednym miejscu. W przeciwieństwie do rozmowy przy stole, podczas której widzimy skąd dobiega głos i nadążamy za rozmową z wieloma osobami naraz, w przypadku telekonferencji głos dochodzi do nas z jednego kierunku. Wprowadza to niezłe zamieszanie, gdy odzywa się kilka osób jednocześnie, lub u któregoś z uczestników ciągle słychać dźwięki w tle np. gadanie kolegi z biurka obok. Dbajmy więc o odpowiednią kulturę oraz dajmy się ludziom wypowiadać do końca. Co ważne, jeśli rozmawiamy w obcym języku, a część naszego zespołu jest z tego samego kraju co my, możemy zaobserwować zjawisko przechodzenia stopniowo na swój język rodzimy. Często spotykane jest to u osób, które nie są pewne swoich umiejętności w posługiwaniu się językiem obcym. Podświadomie przechodzą na rodzimy, i trzeba je upominać, że w dyskusji bierze udział ktoś, kto nie rozumie ich rodzimego języka. Pamiętajmy więc o tym, aby rozmawiać tak, żeby zrozumieli nas wszyscy obecni w dyskusji.

Komunikacja przy pracy zdalnej to sprawa najważniejsza i kluczowa. Używamy maili i wiadomości przesyłanych komunikatorami w celu „buforowania” – dana osoba odpowiada wtedy, kiedy ma czas. Najnowsze badania pokazują, że zjawisko zwane multitaskingem zmniejsza naszą produktywność, tak więc nie zawracamy głowy kolegom, jeśli nie jest to naprawdę konieczne. Piszemy maila i czekamy na odpowiedź. To pozwala nam skupiać się na swoich zadaniach i nie rozpraszać się na wykonywaniu obowiązków kogoś innego. Często obserwujemy taką sytuację, kiedy to konkretne osoby zaczynają co chwilę dzwonić do nas i pytać, jak mają zrobić „to i tamto”. W praktyce okazuje się wtedy, że spędzamy połowę naszego czasu na wykonywanie pracy za kogoś. W przypadku pracy zdalnej takie osoby są od razu wyraźnie zauważalne. Kierujemy więc pracą tak, aby większość spraw załatwiać mailowo, a na telefony czy konferencje umawiać się w konkretnych godzinach w ciągu dnia tylko wtedy, kiedy jest to absolutnie niezbędne. Niektórzy mają w zwyczaju przychodzące maile sortować na wstępie, wrzucać część do folderu nazywanego „nie mój problem” i raczej do niego nie zaglądać ponownie. Nasz czas na pracę właściwą zostawiamy dla siebie.
Używamy narzędzi internetowych do pracy w grupie takich jak: arkusze Google, zapisywanie plików w chmurze, zdalne udostępnianie ekranów, proste forum internetowe lub zdalny dostęp do intranetu firmowego, VPN, szyfrowanie dysków i danych. Powinniśmy też zadbać o bezpieczeństwo danych klientów ze względu na RODO. Każda z tych rzeczy to temat rzeka, tak więc delegujmy ludzi znających temat, do tego aby uczyli innych. Nie panikujmy, przytłoczeni nawałem materiału, wdrażajmy go po kawałku i uczmy się na błędach. W związku z zaistniałą sytuacją wiele firm okaże większą niż zazwyczaj wyrozumiałość i tolerancję na niedopatrzenia.

Wielu pracodawców ma opory przed wysłaniem swoich pracowników do pracy z domu, ponieważ ciężko wywierać presję na pracownika zdalnie. Jeśli model biznesowy w firmie opiera się głównie na metodzie kija, a nie marchewki, taki pracodawca będzie miał obawy, czy jego pracownicy zachowają odpowiednią dyscyplinę mając wolną rękę. Z kolei pracownicy nie posiadający pewnej samodyscypliny będą mieli spory problem z mobilizowaniem się do pracy bez motywatora zewnętrznego w postaci „szefa”. Problem motywacji to temat na osobny artykuł. Napiszę tu pokrótce, że warto przeprowadzić szkolenia z zakresu organizacji miejsca pracy. Warto używać narzędzi do rejestracji czasu pracy oraz komunikatorów, które pokazują naszą obecność online współpracownikom. Nie ma jednej uniwersalnej metody dotyczącej dyscypliny w pracy – jedni sprawdzają się lepiej, jeśli wymaga się od nich regularnego raportowania, a w przypadku innych świetnie działa pewien zakres swobody np. elastyczne godziny pracy, lub przestrzeń na działania kreatywne czy indywidualną inicjatywę. Źle dobrany sposób współpracy dla danej osoby może kosztować nas utratę pracownika.

Kolejną istotną sprawą w przypadku osoby pracującej zdalnie jest jej stan psychiczny. Osoby nieprzyzwyczajone do pracy z domu, samotnie lub w gronie rodziny, mają często objawy przypominające wręcz depresję. Widać to zwłaszcza u osób ekstrawertycznych, lubiących pracę z ludźmi. Osobom nieprzywykłym do samodyscypliny i do frustrujących warunków pracy z domu (np. przeszkadzających małych dzieci, braku wygodnego biurka czy przeróżnych innych irytujących spraw), trzeba dać trochę czasu na adaptację do nowej sytuacji, jednocześnie proponując im pomoc i wsparcie. Niestety, w aktualnej sytuacji nie możemy sobie pozwolić na pracę z kawiarni, urządzamy zatem przestrzeń tak, aby czuć się w niej komfortowo. Usuwamy z biurka bałagan i wszystkie drobiazgi, które sprawiają że prokrastynujemy. Pozbywamy się rzeczy, które przyciągają nasz wzrok i odciągają uwagę. Najlepiej przeznaczamy na pracę osobny pokój zapewniający nam odrobinę prywatności. Jeśli to niemożliwe, robimy sobie kącik odseparowany regałem lub chociaż wazonem z kwiatkami. Nie musi to być fizycznie ściana, ważne jest, żeby mieć swoisty psychiczny „separator” oddzielający pracę od przestrzeni życiowej. Jeśli to możliwe, nie pracujemy w sypialni, aby jednoznacznie rozróżniać miejsce, w którym odpoczywamy od miejsca pracy.

Bardzo ważne jest też aby porozmawiać z rodziną i ustalić pewne warunki pozwalające nam pracować w spokoju, bez odrywania nas co chwilę od pracy i przestawiania swojego toku myślenia. Niestety, takie „przeszkadzanie” jest nieuniknione, natomiast możemy je minimalizować – określić pewne godziny, w których nie można nam absolutnie przeszkadzać i potrzebujemy bezwzględnego spokoju, oraz takie luźniejsze, kiedy można do nas zagadać. Staramy się też przewidywać z wyprzedzeniem potencjalne „czynniki przeszkadzające” i przeciwdziałać im zanim wystąpią, np. przeznaczamy pewien czas na obowiązki domowe wcześniej, umawiamy się na spacer z dziećmi na konkretną godzinę. Pracujemy w słuchawkach i puszczamy sobie muzykę. Tym sposobem dajemy innym do zrozumienia, żeby odrywali nas od pracy, tylko jeśli to naprawdę ważne. Jest to trudne zwłaszcza teraz, kiedy wszyscy z konieczności siedzą w domu i się nudzą. Zapewnijmy innym domownikom odpowiednią porcję rozrywki lub zajęć na zapas. Postarajmy się też popracować nad swoimi emocjami i nie wybuchajmy od razu gniewem, jeśli już nam ktoś przeszkodził. Zaakceptujmy, że jest to nieuniknione i starajmy się temu zapobiegać.

Prokrastynacja to nasz wróg numer jeden. Nie szukamy więc sobie ciągle innych potrzebnych, ważnych zajęć, które trzeba zrobić zanim zabierzemy się za pracę właściwą. Ustalamy godziny pracy, cele na dany dzień i nie zawracamy sobie głowy innymi sprawami. Odpowiadamy na maile w konkretnych godzinach w ciągu dnia, nie przerywamy tego co mamy „na tapecie”, aby zabrać się za odpisywanie. Staramy się unikać „bankructwa e-mailowego” – czyli sytuacji, w której nagromadzi nam się tyle zaległych maili, że jesteśmy zmuszeni skasować wszystko i zacząć z czystym kontem. Najlepiej porządkować skrzynkę tak, aby po skończonym dniu zawsze była pusta. W kwestii priorytetowania zajęć używamy „matrycy Eisenhowera„.

Przydatnym narzędziem jest założenie sobie kalendarza i rozplanowanie zajęć w czasie. Nie dla wszystkich jest to jednak dobre rozwiązanie. Niektórzy optymistycznie zarzucają swój kalendarz,
a potem czują się psychicznie źle z powodu bankructwa kalendarzowego i nawarstwiających się niezałatwionych spraw. Inni natomiast nienawidzą ograniczeń i bycia „niewolnikiem kalendarza”. Prosta zasada mówi – zaplanujmy w kalendarzu rzeczy tak, aby wypełniały go tylko dni, które faktycznie chcielibyśmy przeżyć, a nie te których wolelibyśmy uniknąć. Jeśli już planujemy nasze życie w przód to nie tak, jakbyśmy mieli robić rzeczy za karę tylko tak, aby sprawiało nam satysfakcję.

To tyle, mam nadzieję, że tym razem nie zanudziłem ilością materiału. Jeśli macie jakieś uwagi czy pytania, to w miarę możliwości postaram się na nie odpowiedzieć. Jeśli Wasza firma ma problem
z wdrożeniem pracy zdalnej, mogę pomóc w tym procesie, a jeśli jesteś sam i chcesz się zająć freelancingiem, to być może mogę cię nakierować we właściwą stronę. W związku z sytuacją, jaką jest obecna epidemia nie wezmę za to pieniędzy. Jeśli uważacie ten materiał za wartościowy, to podeślijcie go komuś, komu według Was mógłby się przydać.

Tadeusz
Inżynier/Designer
Kontakt